S’organiser pour réussir

S'organiser pour réussir

Cette page contient mes notes personnelles sur le livre S’organiser pour réussir de David Allen. Mon résumé est différent de la plupart des résumés que vous trouverez sur Internet. En effet, plutôt que de suivre la structure du livre, j’ai pris le parti d’en identifier les thèmes et les idées les plus importants et de les examiner. Chaque résumé que vous trouverez sur le site de L’Ecole est structuré en 7 points marquants pour vous permettre d’aller véritablement à l’essentiel. Bonne lecture !

A propos de David Allen

David Allen est l’auteur du livre S’organiser pour réussir recommandé par L’Ecole des Finances Personnelles. Il a également écrit Tout accomplir sans effort et Prêt pour l’action. Pour plus d’informations sur David Allen, vous pouvez vous rendre sur le site officiel de David Allen.

Voici les 7 idées clés du livre S’organiser pour réussir

1. Si vous ne reprenez pas le contrôle de votre vie quotidienne, vous ne serez jamais en mesure d’atteindre vos objectifs

En vous laissant submerger par les tâches quotidiennes, vous devenez incapable de prendre du recul et de vous fixer des objectifs de long terme réalistes. Le constat est sans appel : le monde du travail devient de plus en plus générateur de stress du fait d’organisations décloisonnées, de sollicitations permanentes et d’un flux de tâches toujours croissant. Pour faire face, vous n’avez pas le choix : vous devez vous organiser pour reprendre le contrôle de votre vie personnelle et professionnelle.

La méthode GTD préconisée par l’auteur est une approche ascendante de la productivité. L’objectif est de vous permettre de gérer le flux quotidien de tâches avec calme et sérénité pour préserver la majeure partie de l’énergie mentale que vous consacrerez à vos objectifs stratégiques.

« Le calme de l’esprit et la souplesse sont devenus des atouts essentiels » – S’organiser pour réussir, David Allen

2. Avant toute chose, vous devez définir clairement et précisément les tâches que vous inscrivez sur votre « to-do liste »

La plupart des gens réalisent des to-do listes sur lesquelles ils inscrivent des tâches floues et imprécises. Difficile dans ces conditions de se montrer réellement efficace car l’objectif de départ n’a pas été clairement déterminé. Le problème, c’est que notre cerveau ne nous aide à accomplir efficacement nos actions que s’il comprend la finalité de ces dernières.

Vous devez définir clairement la tâche que vous souhaitez accomplir et déterminer avec précision le moment où vous estimez que cette dernière a été complétée. Dans le cas contraire, vous perdrez un temps précieux à tourner en rond à rechercher une perfection qui n’existe pas.

« Le véritable problème n’est pas le manque de temps, c’est le manque de clarté et de définition du projet et des premières actions nécessaires à son avancement »– S’organiser pour réussir, David Allen

3. La gestion du flux de travail en cinq étapes : Collecte, Traitement, Organisation, Examen, Action

Les cinq étapes en question constituent ce que David Allen appelle la gestion horizontale du travail. L’objectif que vous devez avoir en tête est clair : assurer la cohérence de l’ensemble des activités auxquelles vous prenez part. Il est essentiel de comprendre la dynamique de chaque étape et de se doter d’outils et de techniques efficaces pour en tirer un rendement maximal. Il est également indispensable de séparer ces cinq étapes durant une journée de travail.

  • La Collecte consiste à rassembler l’ensemble des données d’entrée : ressources, connaissance et tâches. Vous gagnerez un temps considérable en faisant en sorte de regrouper vos données d’entrée au même endroit avant de commencer votre journée de travail.
  • Le Traitement revient à examiner vos données d’entrée et à déterminer ce que vous devez en faire en fonction des ressources à votre disposition. A ce stade de votre travail, vous commencez à séparer les données en fonction de ce que vous avez prévu de faire par la suite : projets, tâches, report ou délégation.
  • L’organisation signifie qu’une fois vos données traitées, vous devez les incorporer dans un système que vous avez déjà mis en place. L’objectif est de vous permettre de les traiter en temps voulu sans avoir à embarrasser votre esprit avec. Ainsi, vous devez placer vos tâches dans votre to-do liste, vos projets dans votre liste de projets, vos reports sur votre calendrier, etc.
  • L’examen consiste à revoir les résultats du travail accompli et les stratégies que vous avez mises en place, et à améliorer votre système pour obtenir de meilleurs résultats.La plupart des gens sont plus satisfaits de leur travail quand ils mettent de l’ordre dans leurs affaires, liquident les problèmes en suspens, clarifient les situations et renégocient leurs engagements internes et externes. Faites cela une fois par semaine plutôt qu’une fois par an.
  • L’action revient tout simplement à accomplir tout de suite les tâches qui vous incombent. Pour déterminer si oui ou non une action doit être accomplie, vous devez juger de la pertinence d’une action immédiate, évaluer votre travail quotidien et définir la vraie nature de votre travail.

4. N’assurez pas le suivi de vos projets comme celui de vos tâches

Beaucoup de gens font l’erreur d’inscrire leurs projets les plus ambitieux dans leur to-do liste, comme s’il s’agissait d’une seule tâche à accomplir. Cette erreur de jugement est le meilleur moyen de se sentir découragé par l’ampleur d’un projet et de remettre au lendemain.

Pour remédier à cela, David Allen propose ce qu’il appelle la « planification naturelle de projet » qui repose sur des résultats clairement définis accompagnés de premières actions à accomplir ainsi que sur des rappels intégrés à votre système fiable qui sera revu régulièrement.

  • Vous devez dans un premier temps vous interroger sur vos motivations – le pourquoi du projet – car ce dernier qui définit le succès. C’est le point de référence primordial de toute activité à laquelle nous consacrons temps et énergie.
  • La visualisation du résultat escompté est également une phase indispensable de la réalisation de votre projet. La vision fournit une « avant première » de la réalisation et donne l’élan nécessaire pour se lancer dans un nouveau projet.
  • Le brainstorming et l’organisation régissent le comment du projet. L’absence d’auto-censure dans la recherche d’idées et la structuration qui en découle seront vos deux principales alliées.
  • Décider de vos premières actions constitue la dernière étape de votre planification. Cela se concrétise d’ailleurs aussi bien dans la réalisation de chaque élément autonome que dans le cadre du processus de planification du projet.

« Si un projet ne cesse de vous préoccuper, il vous faut revenir à sa planification. » – David Allen, S’organiser pour réussir

5. Ne dérogez jamais à la règle des 2 minutes pour les petites tâches

Vous ne devez jamais incorporer une tâche peu chronophage à votre système. Si cette dernière prend moins de 2 minutes à être réalisée, alors faites la. Dans le cas contraire, vous perdrez un temps précieux à la noter alors qu’il vous aurait sans doute fallu moins de temps pour vous en débarrasser.

L’avantage de cette règle est également de vous inculquer une culture de l’action. Cette dernière se trouve être votre meilleure alliée pour mener à bien vos projets les plus chers.

Planifier est un très bonne chose dans la mesure où cela n’entrave pas votre capacité d’action. Lors de la revue hebdomadaire de votre système, n’hésitez pas à vous demander si ce dernier est suffisamment orienté résultats. Il n’existe rien de plus frustrant qu’un système mal pensé : souvenez-vous que l’efficacité prime sur la productivité.

6. Bâtissez-vous un système de gestion de votre flux de travail à toute épreuve 

 Rappelez-vous que votre esprit garde en mémoire les choses qu’il a peur d’oublier. Ce constat implique que votre système de gestion est l’un des piliers de votre productivité : il vous aider à libérer votre esprit de ses petits tracas quotidiens en les intégrant à son flux.

Un système de gestion efficace est constitué des éléments suivants :

  • Une liste de tâches actives comprenant l’ensemble des tâches que vous devez réaliser dans les prochains jours.
  • Une liste de projets actifs comprenant l’ensemble des projets que vous avez prévu de réaliser dans les semaines à venir. Leur nombre ne doit pas dépasser la vingtaine.
  • Un calendrier qui reprend l’ensemble des tâches que vous devez réaliser à un moment donné ainsi que vos rendez-vous professionnels.
  • Une liste de tâches à réaliser un jour qui contient l’ensemble des tâches que vous réaliserez si vous en avez le temps au moment opportun.
  • Des dossiers contenant les documents en lien avec vos projets auxquels vous aurez besoin de vous référer à un moment donné de l’avancement du projet.
  • Un capteur d’idées pour vous permettre de noter les idées qui vous traversent l’esprit et qui pourront vous être utiles pour une tâche ou un projet à accomplir dans le futur.

7. Planifiez votre revue de système de gestion chaque semaine

Vous devez absolument prévoir la revue de votre système chaque semaine et vous y tenir. Bien sûr, le flux de travail hebdomadaire à gérer baisse rarement d’intensité et il n’est pas toujours facile de respecter ses engagements. Pourtant, vous devez vous obliger à respecter ce temps de réflexion. Sur le long terme, l’amélioration de votre système vous procurera des résultats bien supérieurs à ce que vous auriez pu imaginer en agissant autrement. Il serait fort regrettable de négliger ces résultats au profit de quelques tâches subalternes du moment.

Voici la grille de lecture que vous devez avoir à l’esprit en effectuant votre revue :

  • Traitement et organisation. Concerne tous les éléments que vous avez collectés mais pas encore traités et organisés.
  • Revue de votre liste de tâches actives. Quelles sont les tâches que vous pouvez encore ajouter, déléguer, reporter ou supprimer ?
  • Revue de votre liste de projets actifs. Quels sont les projets que vous pouvez encore ajouter, déléguer, reporter ou supprimer ?
  • Revue de votre calendrier. Quels sont les rendez-vous que vous pouvez encore ajouter, déléguer, reporter ou supprimer ?
  • Revue de votre liste de tâches à réaliser un jour. Quelles sont les tâches que vous pouvez transformer en tâches actives ou en projets ?
  • Revue de vos dossiers de référence générale. N’avez-vous besoin d’aucun document dans un avenir proche ? Une mise à jour est-elle à envisager ?
  • Revue de vos objectifs stratégiques. Etes-vous dans la bonne direction ? Constatez-vous de réels progrès dans vos démarches ? N’y a t-il aucun changement à effectuer ?
La revue hebdomadaire permet également de baisser votre niveau général de stress et d’anxiété. Vous avez donc tout intérêt à lui accorder la place qu’elle mérite.